Gestión de PQRSD Cofundadores
Reducir en un 50% el tiempo dedicado a tareas administrativas. Eliminar los riesgos jurídicos por vencimiento de términos. Mejorar la satisfacción de una comunidad de más de 240 familias.
En Quaris, creemos que la tecnología no se trata solo de software, sino de conectar personas y agilizar soluciones. Recientemente, tuvimos el honor de colaborar con la Cooperativa Multiactiva Los Fundadores, una institución emblemática en Cali con más de 45 años de historia, para modernizar uno de sus procesos más críticos: la atención a sus asociados a través del sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias (PQRSD).
A continuación, te contamos cómo nuestra tecnología de automatización logró optimizar su operación y por qué este cambio es vital para el sector solidario en Colombia.
El Desafío: Modernizar una comunidad histórica
Coofundadores no es una entidad pequeña; gestiona las necesidades de vivienda y servicios financieros de 240 asociados y una comunidad residente vibrante. Aunque la cooperativa ha sido pionera en sostenibilidad (con proyectos de energía solar y compostaje), su gestión administrativa de solicitudes enfrentaba los retos típicos de los procesos manuales:
Descentralización: Las solicitudes llegaban por múltiples canales (correo, teléfono, portería), dificultando su seguimiento.
Riesgo Jurídico: El control manual de los tiempos de respuesta exigidos por la ley (15 días hábiles para peticiones generales) era complejo y propenso a errores humanos.
Costos Operativos: El tiempo dedicado a recibir, radicar y asignar manualmente cada requerimiento consumía recursos valiosos del equipo administrativo.
La Solución Quaris: Centralización y Automatización Inteligente
Implementamos nuestra plataforma de gestión automatizada de PQRSD, diseñada para adaptarse a la normativa colombiana y a las necesidades específicas de la Propiedad Horizontal y el Sector Solidario.
¿Qué hicimos?
Centralización Omnicanal: Unificamos la recepción de solicitudes en una sola plataforma digital, eliminando la pérdida de información.
- Enrutamiento Automático: El sistema ahora clasifica y asigna automáticamente cada caso al área responsable (Mantenimiento, Convivencia, Cartera), eliminando los "cuellos de botella" administrativos.
- Alertas de Vencimiento: Configuramos notificaciones automáticas para garantizar el cumplimiento de los términos de la Ley 1755 de 2015, blindando a la cooperativa contra sanciones y tutelas.
Los Resultados: Impacto Real en Cifras
La implementación de la tecnología de Quaris en Coofundadores ha generado beneficios inmediatos que reflejan las tendencias de éxito en automatización a nivel nacional:
Eficiencia Operativa: Al igual que en los casos de éxito más destacados del país, estimamos una reducción de hasta el 50% en el tiempo dedicado a tareas administrativas manuales. El equipo de Coofundadores ahora puede dedicar ese tiempo a mejorar el bienestar de sus asociados en lugar de llenar planillas.
Ahorro de Costos: La eliminación del papel, la reducción de errores y la optimización del tiempo del personal pueden traducir una disminución de hasta un 70% en los costos operativos asociados a la gestión documental y atención al cliente.
Transparencia y Trazabilidad: Ahora, cada uno de los 240 asociados puede tener la certeza de que su voz es escuchada. El sistema ofrece una trazabilidad completa, lo que fortalece la confianza en la administración y mejora la convivencia, un factor crítico en comunidades donde el 85% de los usuarios valora la agilidad en el servicio.
Blindaje Jurídico: Facilitamos el cumplimiento estricto ante la Supersolidaria y la normatividad de Propiedad Horizontal, asegurando que cada respuesta se entregue con la evidencia y en los tiempos que exige la ley.
Conclusión
La transformación de Coofundadores demuestra que la tradición y la tecnología pueden ir de la mano. Con la solución de Quaris, la cooperativa no solo modernizó sus procesos, sino que reafirmó su compromiso con la satisfacción y el respeto por el tiempo de sus asociados.
¿Tu organización sigue gestionando PQRSD en Excel o papel? En Quaris tenemos la tecnología para llevar tu gestión al siguiente nivel. Contáctanos hoy y descubre cómo podemos optimizar tus procesos y reducir tus costos operativos.